La séance finit en procès-verbal, pas en enregistrement.

Cette mise en regard montre le raisonnement, ce n'est pas une capture du produit. Dans Eva, le brouillon se relit et se télécharge en Word ; c'est la transcription, à côté, qui se rejoue à la seconde près.

• « Je passe ma soirée de mardi à réécouter la séance de lundi. »
• « Je ne peux pas faire entrer un robot dans un huis clos. »
• « Le conseil veut le procès-verbal avant la fin de la semaine. »

Une section qui n'a rien reçu reste vide plutôt que d'être meublée, et les sections vides que la séance n'appelle pas ne paraissent même pas. Une section vide dit qu'il n'y a rien eu ; une section meublée oblige à relire la transcription.

• Le huis clos est verrouilléUne séance dont le titre porte « huis clos », « confidentiel », « disciplinaire », « grief » ou « ressources humaines » est ramenée à la seule personne qui l'a captée. Elle ne se partage pas, et aucune distribution n'en sort. Les accents et les majuscules ne changent rien à la règle.
• Rien ne part sans que vous ayez figé la listeTrois gestes séparés : Eva propose qui recevrait quoi, vous approuvez la liste exacte des destinataires, puis la remise se fait. Il n'existe aucun chemin qui aille de la séance à une boîte de réception en une seule fois.
• Le poste ne peut faire qu'une choseL'autorisation donnée à l'application de bureau ne sert qu'à déposer une séance et à lancer son traitement. Ni vos conversations, ni vos documents, ni la facturation. Le poste ne détient aucun accès à votre calendrier : il voit vos séances des douze prochaines heures à travers Eva, en lecture seule, et rien de plus. C'est écrit sur l'écran d'autorisation, avant que vous cliquiez.
• Le calendrier est lu, jamais écritOutlook et Google Agenda se relient en lecture seule, pour afficher vos séances à venir et pour nommer les voix. Eva n'écrit rien dans votre agenda et ne s'invite à aucun rendez-vous.
• Vous supprimez, tout partSupprimer une séance efface son enregistrement audio, sa transcription et son index de recherche. Seule la personne propriétaire de la séance ou une administratrice de l'établissement peut le faire.

Direction générale

La séance devient un document le soir même, et chaque suite a un responsable et une date au lieu d'une bonne intention.

Greffe

Le brouillon arrive structuré : points de l'ordre du jour, résolutions numérotées, votes, présences, suites. Vous corrigez au lieu d'écrire.

TI et responsable de la Loi 25

Rien n'entre dans la réunion. Le poste autorisé se révoque d'un bouton, la séance se supprime avec son audio, et la transcription se fait à Montréal.

Élus

Ce qui a été décidé se relit en trois minutes le lendemain, avec le numéro de résolution et le résultat du vote.

• Elle ne rejoint aucune réunionC'est le principe, et c'est aussi la limite : il faut un poste autorisé, présent dans la salle ou dans l'appel. Sans personne pour capter, il n'y a pas de séance.
• Elle n'adopte rienLe procès-verbal sort en brouillon et porte lui-même sa mention de validation. Il est relu, corrigé, puis adopté par le conseil à la séance suivante.
• Elle ne devine pas qui a parléQuand deux personnes correspondent au même nom prononcé, la voix vous revient marquée « ambigu », décochée, avec la raison. Une voix qu'elle ne reconnaît pas reste une voix, pas un nom.
• Elle n'envoie rien toute seuleAucun compte rendu ne part sans que la liste exacte des destinataires ait été approuvée, et l'approbation se fait sur le texte qui partira, pas sur son titre.
• Elle ne transcrit que ce que le micro a entenduUn aparté hors micro, un document brandi sans être lu à voix haute, un numéro de résolution jamais prononcé ne laissent aucune trace. Ce qui n'a pas été dit n'est pas reconstitué.
• Vous ne modifiez pas encore vos gabarits vous-mêmeQuatre gabarits sont livrés, un par type de séance. Un gabarit propre à votre municipalité s'installe avec nous ; l'écran qui vous laisserait renommer une section ou en ajouter une arrive plus tard.

EvaMeet sert les quatorze modules municipaux d'Eva, à commencer par le greffe.