Ce qui revient chaque mois, prêt avant qu'on le demande.
Une automatisation Eva enchaîne des étapes vérifiables, puis s'arrête net devant une personne. Elle montre ce qu'elle a produit, attend la décision, et repart seulement après. Un refus met fin à l'exécution.
S'arrête pour vous · Hébergé au Québec · Un refus arrête tout
Automatisation · exécution
ExempleÉtat de suivi des résolutions
SuspendueRésolutions du trimestre relevées
34
Résolutions sans suivi consigné
7
État de suivi rédigé
prêt
Approbation de la direction générale
en attente
Mise en forme du dépôt
non exécutée
L'exécution se suspend à la porte d'approbation et attend une décision. Rien de ce qui suit ne tourne avant.
Les garanties d'un module Eva
Sourcé
Chaque réponse cite la loi, l'article et la date.
Hébergé au Québec
Vos données restent en territoire québécois, pensées pour la Loi 25.
Vous décidez
L'assistant prépare, l'humain approuve et signe.
Déroulez-la. Regardez-la s'arrêter.
Trois automatisations municipales, avec leur déclencheur, le document soumis à la décision, et le menu d'approbation de l'écran, à l'identique. Écrivez un commentaire avant d'approuver: le livrable de la dernière étape change, parce que la décision redescend vraiment. Ou refusez, et voyez ce qui n'a pas tourné.
Trois automatisations municipales
Exemple · contenus fictifsÉtat de suivi des résolutions
Greffe et direction générale
- Déclencheur
- Récurrencemensuelle, le 1er à 7 h 30, heure de l'Est
- Qui peut approuver
- Les administrateurs de votre compte. Choisir un rôle ci-dessus ajoute les personnes qui le portent, sans jamais en retirer.
- Péremption
- 72 h après le lancementpassé ce délai, l'approbation ne se donne plus
Exécution prête à lancer.
- 1
Relève des résolutions adoptées
OutilUn outil nommé, sur un connecteur que votre administrateur a déjà configuré, en lecture seule.
- 2
Repérage des suivis manquants
AgentChaque résolution est confrontée aux suivis consignés depuis son adoption.
- 3
Rédaction de l'état de suivi
AgentUne ligne par résolution: le service porteur, l'échéance, ce qui a été fait.
- 4
Approbation avant dépôt
ApprobationL'exécution s'arrête ici et attend une personne.
- 5
Mise en forme du dépôt
AgentLe document final lit la décision d'approbation, commentaire compris, et s'y conforme.
Elle ira jusqu'à la porte d'approbation, et pas plus loin.
Personne ne manque de compétence. Il manque des heures.
Dans une municipalité, le travail récurrent n'est pas difficile: il est simplement toujours moins urgent que ce qui arrive aujourd'hui. Il glisse, il se fait en retard, puis il cesse.
Le même travail, tous les mois
L'état de suivi des résolutions, la liste des échéances qui courent, les factures sans imputation. Rien de difficile, rien qui s'oublie sans conséquence, et personne dont c'est le mandat.
Ça tient dans une tête et un rappel de calendrier
La tâche récurrente vit chez la personne qui y a pensé la première. Elle part en vacances, change de poste, et le suivi cesse sans que rien ne signale l'arrêt.
On le fait quand il est trop tard
La relance part après l'échéance de paiement. Le retour aux citoyens sort trois mois après la consultation. Le travail a été fait, et il n'a plus l'effet pour lequel il existait.
Le préparatoire mange la semaine
Rassembler, recouper, mettre en forme. La valeur du geste est dans la décision qui suit, mais c'est la préparation qui prend les heures.
Automatiser fait peur, et à raison
Un envoi qu'on découvre après coup, un document parti au nom de la Ville que personne n'a lu: une seule fois suffit à fermer le dossier de l'automatisation pour cinq ans.
Les outils qui existent demandent un informaticien
Décrire un enchaînement dans un logiciel de flux, c'est un projet. La tâche, elle, se raconte en trois phrases à un collègue.
- « Ce n'est pas compliqué, c'est juste que personne n'a le temps de le faire. »
- « Je veux bien que ça prépare, mais rien ne part sans qu'on l'ait vu. »
- « Si je dois approuver quinze choses par jour, je vais tout approuver sans lire. »
Ce qu'elle ne peut pas faire, et ce qui l'en empêche.
Une promesse se conteste, un mécanisme se vérifie. À gauche, ce qu'on nous dit en rencontre. À droite, la pièce du moteur qui répond, et que vous pouvez essayer plus haut.
« Elle va partir toute seule. »
Une automatisation durable n'entre en service que par une personne, depuis le tableau de bord: l'outil de rédaction d'Eva n'a aucun geste de publication, ni récurrence, ni adresse d'appel. Il existe un second chemin, et nous le disons: en conversation, Eva peut assembler et exécuter une composition ponctuelle entre vos assistants, devant vous et sous vos propres droits. La mettre à l'horaire par ce chemin exige d'être administrateur de votre compte.
« On va approuver sans lire. »
Le résumé porte l'artefact, pas son nom: jusqu'à 8 000 caractères pour l'étape soumise à la décision, et ce qui dépasse est annoncé au lieu d'être coupé en silence. Une approbation donnée sur un extrait est un tampon avec des étapes en plus.
« Refuser ne servira à rien. »
Un refus met fin à l'exécution. Les étapes suivantes ne tournent pas et ne coûtent rien, et l'exécution est consignée comme refusée, jamais comme terminée.
« Ma décision va se perdre en chemin. »
La décision est écrite en toutes lettres dans l'exécution, votre commentaire compris, et les étapes suivantes la lisent. Un document produit après coup ne peut pas dire l'inverse de ce que vous venez de décider.
« N'importe qui va pouvoir approuver. »
Les administrateurs de votre compte peuvent toujours approuver. Choisir un rôle d'approbation AJOUTE les personnes qui le portent, sans jamais en retirer: c'est un rôle Eva, pris dans une liste courte, et le menu de la démonstration plus haut est celui de l'écran. L'approbation peut aussi se périmer: passé le délai que vous fixez, plus personne ne la donne, pas même un administrateur, et il faut relancer. Une décision prise trois semaines plus tard approuve un contexte qui n'existe plus.
« Ça va agir dans nos systèmes à notre place. »
Une étape d'outil ne touche qu'un outil nommé sur un connecteur que votre administration a configuré, en lecture seule tant qu'elle n'a pas franchi la porte. Et ce qu'un outil renvoie entre comme une donnée, jamais comme une consigne à suivre.
Six pièces, et une seule qui vous appartient.
Cinq d'entre elles préparent. La sixième, la porte d'approbation, est la vôtre, et rien d'engageant ne la contourne.
Étapes d'agent
Chaque étape porte son propre mandat et son propre modèle, au lieu d'emprunter l'assistant qui répond aux citoyens toute la journée.
Étapes d'outil
Un outil nommé, sur un connecteur que votre administration a déjà configuré, en lecture seule tant qu'il n'a pas franchi la porte d'approbation.
Embranchements
Une comparaison déterministe, sans modèle de langage: le même dossier prend toujours la même branche, et vous pouvez dire laquelle à l'avance.
Reprises bornées
Une étape peut recommencer jusqu'à ce que la condition soit vraie, sous un plafond obligatoire que l'auteur écrit lui-même. Aucune boucle sans fin.
Porte d'approbation
L'exécution se suspend et attend une personne. Elle reprend exactement là où elle s'est arrêtée, le lendemain comme dans la minute.
Horloge légale
Un délai en jours, nommé dans les mots de la loi, qui prévient une personne avant l'échéance. Il ne lance rien et ne décide rien.
Une phrase, une date, ou un appel de vos systèmes.
Une phrase, dans la conversation
Vous écrivez « retour de consultation » et Eva vous propose l'automatisation, avec son nom et sa porte d'approbation. Elle part quand vous confirmez, jamais avant.
Les accents, les majuscules et la ponctuation sont ignorés, et la reconnaissance se fait sur des mots entiers: « PV » ne se déclenche pas au milieu d'« approuve ». Quand deux phrases correspondent, la plus longue gagne.
Une récurrence
Chaque heure, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, à l'heure et au jour que vous fixez, dans votre fuseau horaire. Un réglage possible: les jours ouvrables seulement.
Le balayage passe aux cinq minutes et réclame le créneau avant de lancer, donc une récurrence ne part jamais deux fois pour la même échéance.
Un appel de l'extérieur
Une adresse dédiée que votre système appelle quand un événement survient chez vous, protégée par un jeton que vous générez.
Seule l'empreinte du jeton est conservée: il s'affiche une fois, comme un mot de passe, et personne ne peut le relire ensuite, nous compris.
Et à la main, depuis le tableau de bord, quand vous voulez simplement la voir tourner avant de lui donner une date. Une nuance qui compte: une phrase de clavardage propose l'automatisation, elle ne la lance pas. Eva affiche son nom et sa porte, et attend votre clic. Une date et un appel externe, eux, partent seuls: c'est précisément pourquoi ils ne se posent pas en conversation.
Des phrases de tous les jours, pas des commandes.
- Prépare l'état de suivi des résolutions du trimestre.
- Retour de consultation.
- Relance les responsables dont les factures n'ont pas d'imputation.
- Fais le point sur les échéances légales qui courent.
- Prépare le retour aux citoyens sur la consultation du parc.
- Liste les résolutions adoptées sans porteur inscrit.
- Rassemble les documents visés par cette demande d'accès.
- Prépare la relance mensuelle des organismes subventionnés.
- Compare les dépenses du mois au budget adopté.
- Prépare l'ordre du jour à partir des sommaires reçus.
- Fais le suivi des permis délivrés qui n'ont pas été inspectés.
- Prépare la note d'écart de coûts pour ce contrat.
Vous racontez. Eva rédige. Vous mettez en service.
Vous la décrivez
En français, comme à un collègue: les étapes, l'ordre, et l'endroit où quelqu'un doit approuver.
Eva écrit un brouillon
Elle compose la définition et vous montre ce qui change, étape par étape. L'outil de rédaction n'a aucun geste de publication: il ne peut ni la publier, ni lui poser une récurrence, ni la lancer.
Vous la mettez en service
La mise en service d'une automatisation durable part de votre main, depuis le tableau de bord.
La séparation est volontaire. Un assistant capable à la fois d'écrire une automatisation et de la mettre en service pourrait poser un processus municipal sur une récurrence nocturne à partir de sa lecture d'une seule phrase. Pour la même raison, la rédaction en conversation est réservée aux personnes qui administrent votre compte: un brouillon est à un clic de changer le fonctionnement d'une municipalité.
Des séquences réelles, avec leur porte.
Le pas surligné, c'est vous. Il n'est jamais le dernier par hasard: il est placé juste avant ce qui engage la municipalité. Quand le déclencheur est une phrase, elle propose l'automatisation; c'est votre clic qui la lance.
État de suivi des résolutions
« le 1er du mois »Retour aux citoyens après consultation
« retour de consultation »Relance des factures sans imputation
« chaque lundi »Demande d'accès à l'information
« demande d'accès »Un délai écrit en prose n'est pas un délai.
Une demande d'accès à l'information ouvre un délai de 20 jours. Écrit dans la description d'une automatisation, ce délai est une phrase que personne ne relit. Une automatisation Eva peut porter une horloge: un nombre de jours, un libellé dans les mots de la loi, et le nombre de jours avant l'échéance où quelqu'un doit être prévenu.
L'avis part une seule fois, à la personne concernée. Un rappel qui se répète toutes les nuits est un rappel qu'on apprend à ignorer, et la nuit où il est nouveau est justement celle qu'on manque.
Ce qu'une horloge fait, et ne fait pas
- Elle prévient une personne avant l'échéance, dans sa boîte.
- Elle nomme le délai dans les mots de la loi, pas en jargon interne.
- Elle ne lance rien, n'annule rien, n'approuve rien à votre place.
- Rien ne dort en attendant l'échéance: c'est un balayage qui regarde les dates, pas un compte à rebours suspendu.
Ce que le moteur ne fait pas.
Vous les trouveriez de toute façon au premier essai. Autant les lire ici, où elles ressemblent à ce qu'elles sont: des choix, pas des surprises.
- La récurrence n'est pas une expression libreChaque heure, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, avec l'heure, le jour de semaine et les jours ouvrables. Le jour du mois va de 1 à 28, parce que tous les mois l'ont: une échéance de fin de mois se règle au 28, ou se déclenche à la main. « Deux fois par année » ne s'exprime pas encore.
- Une composition faite en conversation ne porte pas de porteEva peut assembler et lancer une composition ponctuelle entre vos assistants, en conversation. Ce chemin-là n'expose pas d'étape d'approbation: il tourne devant vous, sous vos propres droits, et ne laisse aucune automatisation derrière lui, à moins d'être administrateur et de demander sa mise à l'horaire. La porte d'approbation, elle, vit dans les automatisations que vous mettez en service.
- L'approbation suit un rôle Eva, pas votre organigrammeLe menu d'approbation offre une liste courte de rôles Eva. « Trésorerie » ou « direction générale » n'y sont pas des choix, et nous préférons le dire ici plutôt que de vous laisser le découvrir dans l'écran. Désigner des personnes précises reste possible, mais cela se règle avec nous.
- Une reprise s'arrête à dix passagesLe plafond est obligatoire et c'est l'auteur qui l'écrit. Une automatisation qui tourne la nuit contre un budget ne doit pas pouvoir boucler parce qu'une condition n'est jamais devenue vraie.
- Un embranchement reste lisibleHuit branches au maximum, et une branche exécute une seule étape. C'est ce qui garde le diagramme lisible par la personne qui devra l'expliquer au conseil.
- Sans connecteur, elle lit ce que vous lui donnezUne étape d'outil suppose un connecteur configuré par votre administration. Nous ne prétendons aucun branchement à un progiciel municipal que nous n'avons pas écrit.
Une même automatisation, cinq lectures.
- La direction générale
- Le travail récurrent avance sans être réclamé, et rien d'engageant ne sort sans une décision qui porte un nom.
- Le greffe
- Les suivis, les échéances et les états de situation arrivent préparés, avec ce qui manque signalé avant la séance plutôt qu'après.
- Les finances
- Les relances, les écarts et les rappels partent au bon moment du mois, sans dépendre du calendrier d'une seule personne.
- Les TI et la protection des renseignements
- Un périmètre lisible: des connecteurs que vous avez configurés, un résultat d'outil traité comme une donnée et non comme une consigne, et un registre d'exécutions en métadonnées, sans contenu.
- Le conseil
- Des dossiers mieux préparés, et une réponse claire à la question qui vient toujours: qui a approuvé, et sur quoi.
Une automatisation ne vit pas dans un seul service.
L'état de suivi part du greffe et se dépose à la direction générale. La relance part des finances et atterrit dans cinq services. Le moteur est le même pour les quatorze modules.
Au service de
- Greffe
- Direction générale
- Finances
- Communications
- Urbanisme
- Travaux publics
- Ressources humaines
- TI
Ce que les directions générales nous demandent
Les automatisations servent les 14 modules municipaux d'Eva.
Voyez Eva sur un de vos dossiers
30 minutes. On vous montre Eva sur un vrai dossier de votre municipalité. Vous repartez avec un plan, pas une brochure.